Como funciona o arquivo XML, prazos legais e como interpretar
erros de rejeição
O SNGPC não funciona por acesso direto de cada farmácia a um sistema
centralizado de digitação — ele opera por transmissão de arquivos no formato
XML (Extensible Markup Language), gerados pelo software de gestão da própria
farmácia e enviados periodicamente ao servidor da ANVISA. Compreender como esse
mecanismo funciona é essencial para identificar problemas antes que se
transformem em advertências ou rejeições com impacto regulatório.
O arquivo XML é um documento estruturado em linguagem de marcação,
legível por máquinas, que contém todas as informações de movimentação
registradas no período: entradas por compra, saídas por venda, baixas por
descarte, avaria, roubo e transferência. Cada registro dentro do arquivo contém
campos específicos com dados como CNPJ da farmácia, CPF do farmacêutico RT,
código de barras e lote do produto, quantidade movimentada, data e hora da
operação, dados do comprador, do prescritor e da receita. A estrutura exata do
arquivo segue um schema definido pela ANVISA, e qualquer campo obrigatório
ausente, mal formatado ou com valor inválido pode resultar na rejeição total ou
parcial do arquivo.
O software de gestão da farmácia é responsável por gerar esse arquivo com
base nos lançamentos realizados pela equipe. A qualidade do XML depende
diretamente da qualidade dos dados inseridos no sistema: um CRM digitado com
caracteres incorretos, um lote com espaço desnecessário ou uma data no formato
errado são suficientes para gerar erros de validação. Isso reforça a
importância do treinamento da equipe na fase de digitação, abordada no capítulo
anterior.
Os prazos legais para transmissão são definidos pela regulamentação da
ANVISA e variam conforme o tipo de movimentação. De forma geral, os arquivos de
movimentação devem ser transmitidos mensalmente, com prazo até o décimo dia do mês
subsequente ao mês de referência. Algumas farmácias optam por transmissões mais
frequentes, semanais ou mesmo diárias, o que é tecnicamente permitido e tem a
vantagem de distribuir o volume de dados e facilitar a identificação precoce de
erros. Não há prazo mínimo entre transmissões, portanto a frequência pode ser
adaptada à realidade operacional do estabelecimento.
Após a transmissão, o sistema da ANVISA processa o arquivo e retorna um
de três status. O status Aceito indica que o arquivo foi processado sem
inconsistências, e os dados foram incorporados à base nacional. O status Aceito
com Advertência indica que o arquivo foi processado, mas contém informações que
o sistema identificou como suspeitas ou incompletas, por exemplo, um CRM não
encontrado na base do CFM, ou um produto com lote não rastreável. Advertências
não rejeitam o arquivo, mas se acumularem ao longo do tempo, podem sinalizar
problemas sistêmicos que a VISA irá investigar. O status Rejeitado indica que o
arquivo não pôde ser processado por conter erros críticos de estrutura ou de
dados, nesse caso, o arquivo precisa ser corrigido e retransmitido dentro do
prazo.
As mensagens de erro de rejeição mais comuns incluem: CNPJ da farmácia
não cadastrado no sistema, CPF do farmacêutico RT não vinculado ao
estabelecimento, schema XML inválido (problema de versão do arquivo gerado pelo
software), campo obrigatório ausente ou produto com código de barras não
reconhecido. Cada mensagem de erro tem um código específico documentado no
manual técnico do SNGPC, disponível no portal da ANVISA. A recomendação é
manter uma cópia atualizada desse manual e estabelecer um procedimento interno
de verificação do status de cada transmissão até 48 horas após o envio,
corrigindo imediatamente qualquer rejeição identificada.
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