Erros Frequentes de Escrituração
e Como Corrigir
Nenhuma farmácia opera o SNGPC sem cometer erros ao longo do tempo, a
questão não é se os erros ocorrerão, mas se serão identificados e corrigidos
antes que se acumulem a ponto de comprometer a integridade da escrituração. A
vigilância proativa sobre a própria base de dados é uma das competências mais
valiosas que um farmacêutico RT pode desenvolver, transformando o que poderia
ser uma bomba-relógio regulatória em um sistema continuamente saneado e
confiável.
O erro mais frequente e de mais difícil detecção é a troca de lote no
momento da venda. Quando o atendente busca o produto no armário e registra um
lote diferente do que está fisicamente na caixa entregue ao cliente, por
descuido, por semelhança entre embalagens ou por desorganização do armário, o sistema
começa a acumular distorções: o lote incorreto fica com saldo negativo virtual
enquanto o lote correto mostra saldo positivo que não existe fisicamente. Esse
tipo de divergência só é descoberto quando o saldo virtual do lote errado zera
ou vai a negativo, gerando mensagem de advertência no sistema.
A digitação incorreta do CRM do prescritor é outro erro recorrente. O
SNGPC valida os CRMs contra a base do Conselho Federal de Medicina, portanto um
CRM inexistente ou com dígito trocado gera advertência imediata. Alguns
sistemas de software permitem consulta online ao CFM no momento do lançamento,
o que ajuda a evitar esse problema. Para prescrições de dentistas (CRO) ou
enfermeiros prescritores (COREN), a validação é feita contra as respectivas
bases dos conselhos, e o campo de identificação do conselho de classe deve ser
preenchido corretamente.
Quantidade divergente é o erro mais simples de entender e um dos mais
graves em termos de impacto: registrar a venda de 2 caixas quando foram
vendidas 3, ou vice-versa, cria uma discrepância direta e imediata entre o
estoque virtual e o físico. Esse tipo de erro geralmente resulta de distração
no atendimento ou de lançamento retrospectivo feito de memória ao final do
turno. A solução preventiva é registrar cada venda imediatamente após sua
realização, enquanto a receita ainda está em mãos.
O atraso no envio de arquivos gera infrações progressivas. Uma
transmissão atrasada em dias gera advertência; atrasos sistemáticos ou ausência
de transmissão por períodos prolongados podem resultar em notificação formal e
abertura de processo administrativo pela VISA. Farmácias que passaram por
problemas técnicos, falha de internet, troca de computador, atualização
problemática de software, devem contatar imediatamente a ANVISA ou a VISA
local para comunicar a situação e orientar-se sobre os procedimentos de
retransmissão de dados atrasados.
A estratégia mais eficaz para controlar todos esses riscos é a auditoria
interna semanal. Uma vez por semana, preferencialmente em um dia de menor
movimento, o farmacêutico RT deve reservar 30 a 60 minutos para realizar as
seguintes verificações: conferir o saldo virtual de cada produto controlado no
sistema e compará-lo com a contagem física no armário; revisar os status das
últimas transmissões de XML e verificar se há advertências ou rejeições
pendentes; checar se há lotes com saldo negativo ou zero no sistema que ainda
apresentam unidades físicas no armário; e verificar se há receitas retidas que
não foram associadas a nenhum registro de venda.
Ferramentas de auditoria disponíveis nos próprios softwares de gestão, como relatórios de divergência entre estoque físico e virtual, listagem de
advertências do SNGPC e resumo de transmissões pendentes, devem ser utilizadas
sistematicamente. A auditoria semanal transforma o que seria uma crise
descoberta durante uma inspeção sanitária em um processo contínuo de manutenção
corretiva, protegendo o estabelecimento e o farmacêutico RT de consequências
que poderiam ser evitadas com 30 minutos de atenção por semana.
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