Fiscalização, Auditoria da VISA
e os Livros Físicos e Eletrônicos
O que esperar de uma inspeção sanitária e como manter a farmácia sempre pronta
Uma inspeção da Vigilância Sanitária não avisa quando vai chegar, e é
justamente por isso que a melhor estratégia de qualquer farmácia não é se
preparar para a visita, mas operar permanentemente como se a visita pudesse
acontecer a qualquer momento. O profissional que adota essa postura raramente
tem surpresas desagradáveis durante uma auditoria, porque o que o fiscal vai
encontrar é simplesmente o reflexo do trabalho cotidiano bem-feito.
Durante uma inspeção de rotina focada em produtos controlados e
antimicrobianos, o agente da VISA segue um roteiro estruturado que abrange
documentação, escrituração, armazenamento físico e condições do
estabelecimento. Os principais documentos solicitados incluem os balanços
periódicos exigidos pela legislação: o BMPO (Balanço de Medicamentos
Psicotrópicos e Outros), o BSPO (Balanço de Substâncias Psicotrópicas e Outras)
e os relatórios de movimentação RMNRA e RMNRB2, documentos que consolidam, em
períodos específicos, toda a entrada e saída de substâncias das listas A e B.
Esses balanços devem estar preenchidos, assinados pelo farmacêutico RT e
arquivados cronologicamente, prontos para apresentação imediata.
As receitas e notificações retidas pela farmácia são verificadas quanto à
organização, completude e prazo de arquivo. A legislação determina que
notificações de receita A e B sejam arquivadas por no mínimo cinco anos. Elas
devem estar organizadas cronologicamente, idealmente em pastas separadas por mês,
com numeração sequencial ou outra forma de organização que permita localizar
qualquer documento rapidamente. Receitas de controle especial também devem ser
arquivadas pelo prazo definido pela legislação estadual, que pode variar entre
dois e cinco anos.
Os relatórios de transmissão do SNGPC são um dos elementos mais
analisados durante a inspeção. O fiscal vai verificar se todas as transmissões
foram realizadas dentro dos prazos, se há arquivos com status de rejeição não
resolvidos, se há advertências acumuladas e se o saldo virtual de cada produto
bate com o estoque físico no armário. A contagem física é feita no momento da
inspeção, produto por produto, lote por lote, e comparada com o saldo virtual
do sistema. Qualquer divergência será registrada no auto de inspeção e pode
resultar em notificação, advertência ou abertura de processo administrativo
sancionatório.
O farmacêutico RT deve estar presente durante toda a inspeção. Sua
ausência, embora não constitua automaticamente uma infração, demonstra falta de
comprometimento e pode dificultar o esclarecimento de dúvidas no ato. Além
disso, é o RT quem assina o auto de inspeção ao final, aceitando ou
contestando as observações do fiscal. Contestar um item no ato da inspeção é um
direito do estabelecimento, mas deve ser feito com fundamento técnico e legal,
não de forma emocional ou impulsiva.
A preparação da equipe para a inspeção é tão importante quanto a
organização dos documentos. Todos os colaboradores devem saber o que fazer
quando o fiscal se apresenta: chamar imediatamente o farmacêutico RT, não
iniciar conversas sobre os procedimentos sem sua presença, não mostrar
documentos não solicitados e não fazer comentários sobre situações irregulares
anteriores. O treinamento simples de "como receber uma inspeção"
reduz significativamente o risco de informações desnecessárias que podem abrir
frentes de investigação não previstas.
Por fim, uma inspeção não é uma batalha entre a farmácia e a VISA, é em
sua essência, uma oportunidade de verificação do alinhamento entre a prática do
estabelecimento e a legislação sanitária. Farmácias que operam com rigor
encontram nos fiscais interlocutores técnicos que podem, inclusive, orientar
sobre atualização de procedimentos. A postura colaborativa e transparente é,
além de eticamente correta, estrategicamente mais eficaz do que qualquer
tentativa de omitir ou minimizar irregularidades.
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