de Carga em Farmacia
Recebimento, conferência de NF
e escrituração correta de
entradas no sistema
Todo medicamento controlado que entra no estoque de uma farmácia
comercial precisa ter sua origem documentada e registrada no SNGPC com precisão
absoluta. O fluxo de entrada, que começa no momento em que o entregador
deposita as caixas no recebimento e termina quando a nota fiscal é escriturada
no sistema, é um processo que exige atenção técnica em cada etapa.
Negligenciar qualquer um de seus passos gera discrepâncias entre o estoque
virtual e o físico que, cedo ou tarde, se tornarão visíveis em uma auditoria ou
inspeção.
O recebimento físico começa pela conferência da Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e) emitida pelo distribuidor. Antes de assinar qualquer protocolo de
entrega, o farmacêutico ou o responsável pelo recebimento deve verificar, item
por item, se os produtos descritos na nota correspondem exatamente ao que foi
entregue fisicamente. Essa conferência contempla: nome do produto, concentração
e forma farmacêutica, quantidade de unidades ou embalagens, número de lote,
data de validade e número de registro no Ministério da Saúde (MS). Um erro
comum é aceitar uma caixa com lote diferente do informado na nota, ou com
validade próxima ao vencimento sem notificação prévia ao fornecedor, situações
que criam inconsistências imediatamente.
O número de registro no MS merece atenção especial: produtos controlados
só podem circular com registro válido e vigente. Fornecedores idôneos raramente
entregam produtos com registro vencido, mas isso pode ocorrer por falha interna
do distribuidor. Verificar o registro no banco de dados da ANVISA antes de
aceitar o produto é uma prática recomendável, especialmente para produtos de
entrega esporádica ou de fornecedores novos.
Em caso de divergências quantidade incorreta, lote diferente do
declarado na nota, produto avariado ou vencido, o procedimento correto é
recusar o item divergente no ato da entrega, registrando a discrepância no
canhoto ou protocolo da transportadora. Posteriormente, a nota deve ser tratada
junto ao distribuidor para emissão de nota de devolução ou carta de correção,
conforme o caso. Nunca se deve aceitar fisicamente um produto e simultaneamente
lançar uma quantidade ou lote diferente no sistema com a intenção de
"ajustar depois", esse ajuste frequentemente não ocorre, e a
divergência persiste.
O Manifesto de Carga, exigido pela legislação de transporte de produtos
controlados, é o documento que autoriza e rastreia o transporte desses
medicamentos entre origem e destino. Ao receber a entrega, a farmácia deve
verificar se o manifesto está presente, corretamente preenchido e se os dados
coincidem com a nota fiscal. O manifesto deve ser arquivado junto com a nota
fiscal correspondente, pois pode ser solicitado durante inspeções sanitárias.
A escrituração da entrada no software de gestão integrado ao SNGPC deve
ocorrer no mesmo dia do recebimento, ou no máximo no dia útil seguinte. O
lançamento tardio de entradas cria uma janela de tempo em que o produto existe
fisicamente no armário mas não consta no sistema, situação que pode ser
interpretada como produto de origem não declarada. Os campos obrigatórios no
lançamento de entrada incluem: número da nota fiscal, CNPJ do fornecedor, data
de emissão da nota, nome do produto, lote, data de validade, quantidade e
unidade de medida. O sistema gera automaticamente o novo saldo de estoque
virtual para aquele lote após o lançamento, que deve ser conferido
imediatamente com o estoque físico. Qualquer diferença entre o saldo virtual e
o físico deve ser investigada antes que novas vendas sejam realizadas com
aquele produto.
Comentários
Postar um comentário