Perdas, Roubos, Avarias e Vencidos: Procedimentos de Baixa

 Perdas, Roubos, Avarias e Vencidos
Procedimentos de Baixa

Como dar baixa correta no sistema e manter a integridade do estoque virtual

Nem todo medicamento controlado que entra no estoque de uma farmácia sai pela venda. Ampolas são quebradas, embalagens são avariadas no transporte interno, produtos chegam ao vencimento sem ser dispensados, amostras são utilizadas para verificação da qualidade, e em situações mais graves, roubos ou furtos subtraem produtos do armário. Cada uma dessas saídas "não comerciais" precisa ser devidamente registrada no SNGPC com o tipo de baixa correto e a documentação de suporte correspondente. Ignorar esse processo é o caminho mais direto para acumular divergências entre o estoque virtual e o físico, que é exatamente o que a Vigilância Sanitária vai comparar durante uma inspeção.

O SNGPC reconhece categorias específicas de baixa que não constituem vendas. As mais comuns são: descarte por vencimento, avaria ou quebra, roubo ou furto com Boletim de Ocorrência, apreensão pela Vigilância Sanitária, transferência para outro estabelecimento do mesmo CNPJ, e devolução ao fornecedor. Cada categoria exige documentação específica que deve ser arquivada fisicamente na farmácia e associada ao registro eletrônico no sistema.

O descarte de medicamentos vencidos é a situação mais frequente. Antes de qualquer descarte físico, o produto deve ter sua baixa registrada no sistema. Em seguida, o descarte deve seguir a legislação ambiental vigente: medicamentos não podem ser descartados em lixo comum. A maioria dos municípios brasileiros conta com pontos de coleta de medicamentos vencidos (programa Descarte Consciente ou similar), e alguns distribuidores oferecem logística reversa. O farmacêutico deve gerar um Relatório de Descarte interno, assinado por ele e por uma testemunha, descrevendo produto, lote, quantidade e destino, e arquivar esse documento como comprovante da baixa.

Em caso de roubo ou furto, o procedimento tem duas frentes simultâneas: a operacional, comunicação imediata à segurança pública com registro de Boletim de Ocorrência (BO), e a sanitária, notificação à Vigilância Sanitária local dentro do prazo definido pela legislação municipal e estadual. A baixa no SNGPC deve ser feita na categoria correta (roubo/furto), referenciando o número do BO. A omissão dessa notificação, além de dificultar a investigação policial, configura infração sanitária. A VISA, ao cruzar o estoque virtual com o físico em uma inspeção posterior, identificará o produto faltante, e sem o registro de baixa e o BO correspondente, a interpretação será de desvio não justificado, com consequências mais graves do que a notificação imediata.

Avarias e quebras de ampola devem ser registradas com Termo de Avaria interno, assinado pelo farmacêutico RT e, se possível, por uma testemunha. A frequência excessiva de avarias no mesmo produto pode levantar suspeitas durante uma inspeção, portanto é fundamental que esses registros reflitam situações reais e pontuais. O mesmo vale para baixas por amostra grátis ou uso interno, categorias que devem ser usadas com critério e documentadas adequadamente.

A escrituração dessas baixas no sistema deve ocorrer no mesmo dia em que o evento acontece ou é descoberto. O atraso nos registros cria janelas de inconsistência que dificultam a reconciliação posterior. Uma boa prática é designar o farmacêutico RT como responsável exclusivo pelo registro de todas as baixas não comerciais, centralizando o processo e garantindo que a documentação física e o lançamento eletrônico ocorram de forma simultânea e coordenada. O objetivo final é simples: o saldo virtual de cada lote no SNGPC deve corresponder, a qualquer momento, ao número exato de unidades fisicamente presentes no armário de controlados.